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Para optimizar el tiempo en el trabajo y volverte más productiva  es necesario evitar distracciones y planificar bien el día a día. Pero, ¿cómo puedes lograrlo? Acá tres maneras sencillas para hacerlo.

3 ideas para optimizar el tiempo

Un secreto: hacer rendir las primeras horas del día. Así que ¡a levantarse tempranito para no estar apurados luego!

 1. Una buena organización: lo principal

Si quieres llevar una jornada laboral fructífera y exitosa debes saber organizarte. La finalidad es optimizar el tiempo, entonces imagina que pierdes mucho al momento de tener que buscar una documentación, un archivo o algún papel súper importante. Fatal, ¿no?

Lo ideal para tener todo organizado en tu trabajo es:

  • Tener digitalizados los archivos, guardados en carpetas, por secciones y de acuerdo a tu área. El fin es tener todo bien respaldado y ordenado. ¡Cuantos menos clics, mejor!
  • Igualmente importante es mantener organizada la bandeja de entrada de tus emails, elimina todo aquello que no sea útil, así se te hará más fácil encontrar tus archivos de importancia.
  • La limpieza siempre será fundamental en todos los aspectos de nuestra vida, es por ello que el espacio de trabajo debe estar limpio para generar armonía.
  • Mantén sobre la mesa aquellas carpetas y documentos que son necesarios para el momento. Todo lo demás deséchalo para que no te canses visualmente al parecer que tienes mucho trabajo acumulado, lo cual entorpecerá nuestro desempeño.
  • Ten una agenda y calendario donde tengas anotado todo, eso te ayudara a estar atento de las cosas que tengas pendientes.

Mantener tu espacio de trabajo organizado

2. Haz una planificación de las tareas a realizar

 Puedes tener días con una carga de trabajo elevada, pero no te alarmes, planificar y clasificar  bien las tareas por relevancia es la clave para optimizar el tiempo en tu jornada laboral. Algunas ideas para atender a lo realmente importante son:

  • Usar checklists con todas las tareas a realizar en el día es fundamental, así no se nos escapara nada.
  • Ya teniendo las tareas anotadas, asígnale importancia a cada una y ordénalas según este criterio.
  • Establece un tiempo para la realización para cada tarea, y lo más importante, ¡cúmplelo!
  • Hay que ser realista: no es posible decir que sí a todo. Además, siempre hay imprevistos, distracciones, visitas inesperadas…
  • Al final de la jornada, revisa lo realizado y empieza a preparar la checklist para el día siguiente. ¿Ves que no es difícil?

3. Planifica las reuniones cuando sea conveniente

Sí, las reuniones ocupan mucho de nuestro tiempo, pero son necesarias y no se pueden evitar por completo. Para que estas no afecten tu productivo, es recomendable prepararlas y ser estrictos al respecto.

  • Establece una hora de inicio y de culminación para la reunión, y respetar dichos horarios establecidos.
  • Realiza un cronograma con los puntos o temas que se abordarán en la reunión, y asígnale a cada uno su tiempo determinado.
  • No se te olvide realizar la convocatoria a la junta con anticipación, así los implicados pueden organizarse y prepararla. La idea es respetar el horario de todos.
  • Al culminar la reunión es necesario levantar una minuta, donde quede plasmado todo lo que se habló, acordó y decidió. Debe enviarse a cada uno de los presentes, esto servirá de respaldo y ayuda a evitar confusiones o malos entendidos.
  • Haz uso de las herramientas como HangOuts o Skype ya que te permiten hacer conferencias a distancia. Es preferible evitar desplazamientos y viajes si no son necesarios.

Siguiendo estas 3 maneras de hacer que tu jornada laboral sea efectiva, lograrás optimizar tu trabajo y lograrás ser más productiva. No se te olvide que para todo también se requiere descanso, ¡ser más efectiva no significa trabajar más!

 

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